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Ministère de la Santé de la Colombie-Britannique

Description du projet : Mettre en œuvre un rappel électronique d’immunisation/système de rappel au sein d’Interior Health
Bénéficiaire du financement :  Interior Health, Colombie-Britannique 
Personne-ressource pour le projet : Jonathan Spence, Gestionnaire – Unité des maladies transmissibles (jonathan.spence@interiorhealth.ca)
Période du projet : Du 1 mars 2017 au 31 mars 2018
 


À propos du projet

Les rappels de rendez-vous sont efficaces pour promouvoir le respect des rendez-vous et les avis de rappel de retard ont un effet positif sur les taux d’immunisation. Cependant, l’exécution manuelle de ces tâches prend beaucoup de temps et de nombreux centres de santé communautaire n’ont pas la capacité administrative nécessaire pour effectuer les rappels de façon constante.

Ce projet proposait la mise en œuvre d’un système électronique de rappel de vaccins qui permet d’améliorer l’efficacité des rappels de rendez-vous et des avis de rappel de retard. Le but du projet était d’automatiser les appels de rappel pour les rendez-vous réservés dans l’ensemble de l’Autorité sanitaire intérieur réduisant ainsi le temps administratif qui peut être réinvesti dans des stratégies de rappel. L’essai pilote de ce projet a permis de déceler les lacunes du système actuel et de s’assurer que les processus sont exécutés de façon uniforme dans les centres de santé, en plus de fournir les forces, les faiblesses et les possibilités de croissance du logiciel choisi. Le logiciel a été mis en œuvre dans les 41 centres de santé d’IH et on envisage de l’étendre dans le reste de la province et au Yukon.

But

Mettre en œuvre un rappel électronique d’immunisation/système de rappel au sein d’Interior Health.

Objectifs

  • S’engager dans la planification de l’utilisation d’un système automatisé de rappel qui adopte une approche d’amélioration de la qualité.
  • Mettre en œuvre le logiciel de rappel téléphonique pour les rendez-vous obtenus dans les phases pilotes.
  • Évaluer les phases pilotes du projet afin d’éclairer l’expansion du système pour les vérifications de rappel.
  • Mettre en œuvre le logiciel de vérification des rappels pour les clients qui ont manqué une vaccination.
  • Mettre en œuvre le logiciel pour utiliser la méthode de contact préférée des clients (y compris le courrier électronique et les messages textes).
  • Partager les résultats et les recommandations avec d’autres autorités sanitaires.    

Résultats 

Court Terme

  • Accroître la sensibilisation au calendrier de vaccination de routine 
  • Augmenter la motivation à se rendre à des rendez-vous
  • Accroître l’accès aux cliniques de vaccination

Moyen Terme

  • Diminuer les taux d’arriérés
  • Diminuer les rendez-vous manqués
  • Augmenter les taux de vaccination

Long Terme

  • Diminution de l’incidence des maladies évitables par la vaccination
  • Diminuer la morbidité et la mortalité pouvant être prévenues par un vaccin
  • Diminuer les éclosions

Ce projet a permis de déceler les lacunes du système actuel d’IH afin qu’il puisse investir dans l’uniformité des processus et fournir la capacité d’investir dans des stratégies supplémentaires qui suscitent l’adoption de la vaccination. 

La question ou le défi que le projet apporte

Le personnel administratif chargé d’effectuer les rappels de rendez-vous de vaccination et les avis de rappel de retard a de nombreuses priorités concurrentes dans leur soutien à de multiples programmes offerts par les centres de santé communautaire d’IH. Par conséquent, les rappels de rendez-vous et les avis de rappel de retard n’étaient pas effectués de façon uniforme dans tous les centres de santé. 

Les raisons les plus souvent citées pour ne pas accomplir ces tâches sont le manque de temps, la charge de travail et les problèmes de dotation. Cela suggère que le processus manuel employé dans la plupart des centres de santé est touché par la disponibilité des ressources humaines et que le passage à un système automatisé devrait se traduire par des gains d’efficacité. Le fait de s’attaquer à ce problème aura à son tour un effet positif sur les taux de vaccination en IH, en particulier chez les jeunes enfants de moins de 7 ans.

Leçons apprises 

Succès du système

  • Qualité des coordonnées : le résultat de chaque rappel et de chaque avis a été suivi afin de déterminer si les informations ont permis d’entrer en contact avec le client. Il a été déterminé que le taux de réussite pour les rappels de rendez-vous était plus élevé que pour les avis de rappel de retard (94,6 % par rapport à 87,2 %). Cet écart a été attribué à la différence dans la qualité des coordonnées utilisées pour chaque groupe, les coordonnées pour les rappels de rendez-vous étant généralement recueillies ou mises à jour plus récemment que celles utilisées pour les avis de rappel de retard.
  • Utilisation dans les petites communautés : un certain nombre de centres de santé communautaire d’IH fonctionnent dans de très petites communautés où le nombre de rendez-vous et d’enfants dont la date de vaccination est dépassée est assez faible. Dans ces milieux, l’utilisation du système de communication automatisé n’a pas permis de gagner beaucoup de temps et, dans certains cas, le personnel a dit croire que l’utilisation du système avait une incidence sur la qualité de l’interaction globale avec les clients. Pour répondre à ces préoccupations, le projet a recommandé un seuil de volume pour l’utilisation obligatoire de rappels automatisés. 

Répercussions sur le respect des rendez-vous

  • Incidence sur les rendez-vous manqués : afin d’évaluer l’effet du passage aux rappels de rendez-vous automatisés, le taux moyen de rendez-vous manqués pour la vaccination a été évalué pour la période précédant et suivant l’adoption des rappels automatisés. Le taux de rendez-vous manqués après l’adoption des rappels automatisés n’était pas significativement plus élevé (p>0,05) que le taux avant l’utilisation.  

Temps évité

  • Gain de temps par rapport au temps d’achèvement : avant l’introduction des rappels et des avis automatisés, ces tâches étaient effectuées manuellement et n’étaient pas toujours terminées. Par conséquent, la réduction du temps due à l’automatisation n’a pas seulement libéré du temps administratif pour être réaffecté à d’autres tâches, mais a créé une occasion d’augmenter le taux d’achèvement de ces activités. 
  • Créer des occasions de communication au public : le système a été utilisé pour fournir des communications relatives à l’immunisation à de grands groupes (plus de 700 clients) pendant les actions de santé publique. Ce type de communication avec les clients n’aurait pas été entrepris s’il avait fallu le faire manuellement en raison des limites de capacité du personnel. L’utilisation du système de communication automatisé permet de transmettre des messages d’immunisation ciblés directement aux clients qui recevaient les communications générales de santé publique.

À propos d’Interior Health, Colombie-Britannique

Le ministère de la Santé de la population d’Interior Health soutient l’Autorité sanitaire et lui permet d’offrir des programmes de santé de haute qualité à la population. Ils ont quatre objectifs primordiaux tels que l’amélioration de la santé et du bien-être, la prestation de soins de haute qualité, l’assurance de soins de santé durables et le développement d’une main-d’œuvre engagée et en santé. Le portefeuille de la santé de la population - Opérations cliniques est responsable du Programme d’immunisation. La structure organisationnelle du portefeuille Santé de la population - Opérations cliniques a des liens étroits et des partenariats de travail avec l’équipe de médecins hygiénistes et les épidémiologistes d’Interior Health. De plus, des relations et des réseaux solides ont été établis et maintenus avec des partenaires internes qui fournissent des services d’immunisation.  

 

Dernière révision 13 novembre 2018